Calidad en los proyectos

Espero estés muy bien.

Hoy tocaremos los siguientes temas:

Manage quality and meet quality standards: Gestionar la calidad y cumplir con los estándares de calidad

Quality assurance and quality control: Aseguramiento de la calidad y control de calidad

————– Inicio ———–

Conceptos claves de la gestión de calidad:

En gestión de proyectos tenemos algo llamado “Triple restricción”. Te voy a enseñar esto en detalle en otro post, pero puedo resumirlo así: siempre debemos tener en cuenta tres cosas (tiempo, alcance y presupuesto) y recordar que, si durante un proyecto el cliente desea modificar uno de estos tres puntos, debe saber que inevitablemente deberá ajustar alguno de los otros dos. Por ejemplo, no puedo aumentar el alcance sin que el presupuesto cambie (a menos que quieras regalar tu trabajo, pero eso será otro tema).

Eso es importante para iniciar, pero ahora solo comenzaré por explicar qué implica la calidad:

Muchas personas piensan que basta con terminar un proyecto, y existen negocios que básicamente consideran que “terminando” ya están cumpliendo. Pero se olvidan de algo esencial que todo cliente espera inherentemente de un profesional: la calidad. Confiamos en las empresas y en las marcas personales porque pensamos que realmente saben hacer lo que hacen. Y todos, en algún momento, dejamos de confiar en algún lugar porque nos dimos cuenta de que no le prestan atención a los detalles.

Definamos “calidad” dentro de la gestión de proyectos.

Pero antes, recordemos el objetivo de todo esto: en cualquier proyecto se busca cumplir con los requisitos y satisfacer (e incluso superar) las expectativas de los clientes. Si no logramos esto, probablemente no estamos cumpliendo con la calidad.

¿Qué hacemos al comienzo?

1- Establecer las normas de calidad

Establecer las normas de calidad: estas normas indican los requisitos, las especificaciones o las directrices que permiten garantizar que los productos, procesos o servicios alcancen el resultado deseado. Las normas deben tener criterios claros, ser definidas por ti y, además, debes asegurarte de que el equipo las comprenda muy bien (para aplicarlas luego).

Ejemplos:

Normas de confiabilidad:

• Cada cuadro debe llegar en la hora establecida y en excelentes condiciones, listo para ser colgado o utilizado.
• La empresa debe contar con suficientes cuadros en depósito para satisfacer la demanda del cliente a tiempo.

Normas de usabilidad:

• Todos los cuadros deben estar perfectamente secos para evitar manchas de pintura.
• No deben presentar partes punzantes y, de existir, deben estar correctamente cubiertas con los materiales correspondientes.

Del mismo modo, puedes tener normas del producto:

• El proveedor debe cumplir con el aspecto y estilo de tu marca, usar los materiales especificados y entregar el producto intacto.
• Debe adherirse a las normas de calidad establecidas para todos los productos y procesos.

Es común que, junto con un especialista, también elabores normas de usabilidad para tu página web o sistema.

2- Planificación de calidad
En esta etapa avanzamos hacia algo más específico: convertir estas normas en procesos claros y accionables.

Esto significa tomar lo que antes era una guía amplia y transformarlo en pasos definidos que el equipo pueda seguir. Para lograrlo, elaboramos criterios concretos, establecemos mecanismos de verificación y determinamos quién será responsable de cada revisión.
De esta manera, las normas dejan de ser solo declaraciones y pasan a convertirse en procedimientos reales que aseguran que cada entregable cumpla con lo esperado.

Este trabajo incluye:

• Precisar criterios de aceptación para cada tipo de entregable.
• Definir cómo se verificará el cumplimiento (revisiones, pruebas, documentación).
• Establecer responsabilidades dentro del equipo.
• Determinar cuándo y con qué frecuencia se realizará la verificación.
• Crear flujos de trabajo o checklists que traduzcan las normas en acciones concretas.

En resumen, mientras antes se hablaba de calidad en términos generales, en esta etapa estructuramos un plan para asegurarla, convirtiendo cada norma en un proceso entendible, medible y aplicable.

Preguntas guías:

¿Qué resultado esperan mis clientes al final de este proyecto?

¿En qué se refleja la calidad según ellos?

¿Cómo puedo cumplir sus expectativas?

¿Cómo determino si las medidas de calidad nos llevarán al éxito del proyecto?

3- Garantía de calidad

La garantía de calidad, o QA, consiste en evaluar continuamente si el proyecto avanza hacia la entrega de un producto de alta calidad.
A diferencia de las normas y la planificación de calidad, que se definen al inicio o en una fase específica, la QA abarca todo el ciclo de vida del proyecto.

Qué incluye la QA

1. Evaluación del progreso del proyecto:
   Revisar constantemente si los cuadros se están produciendo y entregando según los estándares de calidad.
2. Auditorías periódicas:
   Hacer revisiones formales para confirmar que los procesos se están siguiendo correctamente y que los cuadros cumplen con los criterios de calidad.
3. Controles regulares:
   Verificar aspectos como que los cuadros estén secos, que no tengan partes punzantes y que los materiales se usen según lo especificado.
4. Informes a los interesados:
   Comunicar a los clientes y al equipo cómo se está cumpliendo la calidad. Esto aumenta la confianza y permite corregir errores antes de la entrega.

Ejemplo:

Supongamos que definiste que cada cuadro debe llegar a tiempo y en perfectas condiciones.
La QA implica:

• Supervisar que el proveedor de cuadros cumpla los tiempos de entrega.
• Revisar periódicamente que cada cuadro esté en buen estado y listo para colgar.
• Confirmar que los materiales utilizados sean los especificados.
• Documentar los hallazgos y tomar acciones si algo no cumple con los estándares.

De esta forma, el equipo y los clientes pueden estar seguros de que recibirán exactamente el producto que se acordó.

Recordatorio:

En el paso o concepto anterior, se desglosó la norma de “Confiabilidad” en criterios claros, como:

• Sin grietas, astillas o partes sueltas.
• Pintura completamente seca y uniforme.
• Bordes seguros, sin partes punzantes.
• Embalaje resistente al transporte.

Es decir, gracias a esos criterios ahora sabemos cómo evaluar los cuadros.
Por lo tanto, en la QA, directamente nos basamos en esas normas, sumando experiencia previa y profesionalismo para asegurar que todo cumpla con lo esperado.

4- Control de calidad (QC)

El control de calidad, o QC, consiste en aplicar técnicas concretas para asegurarse de que se cumplan las normas de calidad establecidas. Su objetivo principal es detectar problemas o verificar si el plan de calidad no se está ejecutando correctamente, de modo que se puedan tomar acciones correctivas a tiempo.

En esta etapa se supervisan los resultados y la entrega final del proyecto para comprobar si se están logrando los resultados esperados. Si se detecta alguna desviación, se implementan medidas para corregirla.

El control de calidad también es fundamental para mejorar procesos y sentar las bases de futuros proyectos.

Por ejemplo, si hablamos de cuadros entregados a clientes, el QC podría consistir en que tú o un miembro del equipo realice un recorrido final o revisión de cada cuadro, verificando que:

• Lleguen en el tiempo acordado.
• No tengan grietas, astillas ni partes sueltas.
• La pintura esté seca y uniforme.
• Los bordes sean seguros y no punzantes.
• El embalaje haya protegido correctamente el cuadro durante el transporte.

De esta manera, se asegura que el cliente reciba exactamente el producto prometido, y al mismo tiempo se recopila información valiosa para mejorar la calidad en proyectos futuros.